【大紀元7月23日訊】
項目管理的重要性：
一個組織，一個公司或企業的行為一般都歸結為一個一個的項目，每個項目的成功與否與項目內部成員的協調好壞非常有關，協調好各個項目的關係對公司或企業的成功與否息息相關。
一個企業的高級管理人員曾經說過這樣的話「我寧可要一個有缺陷的項目也不要晚得到一個項目，我們總有辦法以後彌補那個缺陷」。（「I’d rather have it wrong than have it late. We can always fix it later.」），我國古代有句話叫「兵馬未動，糧草先行」，講得也是各個項目協調好的問題，如果軍隊到位，糧草沒有，就會餓死人，造成很大損失。
中國有句老話叫「天時，地利，人和」，說明一個項目完成的時機，所處的環境以及與周邊的關係是成功的關鍵。
那麼項目管理得好就一定不會延遲交貨了嗎？這裡要講一個什麼叫按時的問題。所謂的按時交貨，是指按照客戶和企業達成共識的時間。那麼這個時間在一定的時期內是可以浮動的。比如，在項目進行到一定時候，發現了問題，完全可以更改計劃（replan），那麼客戶也可以根據更改後的計劃及時調整相關項目，減少損失。
項目管理中有兩個主要角色:項目經理（Project Manager）和項目主管（Senior Manager）
項目經理（Project Manager）:
項目經理不是一個官職，他的活動範圍一般在項目以內，主要負責的工作是
收集各方面的信息，
定期組織例會，審查項目執行情況
跟蹤項目進程，有問題及時通報給相關的人，
與項目主管一起，協調好資源分配情況
項目主管（Senior Manager）：
項目主管一般都是一個部門主管級別的經理，他又一定的能力，負責一個或者多個項目的資源調配。他在項目中的主要職責是：
定期參加例會，審查項目執行情況。
聽取項目經理的匯報，及時對當前的資源進行調配。
與其它項目主管進行協調，保證相關項目與本項目的協調一致。
由以上的描述可以看出，項目經理和項目主管一起在日常工作中遵循PDCA循環，不斷改進項目的計劃和執行情況，與此同時，項目整體也在完成一個大的PDCA循環。使整體團隊的項目執行水平不斷提高。
下面是卡內基梅隆大學軟件工程學院給出的一張示意圖，表示在實行了CMMI質量管理體系後，軟件工程按期完成的情況。
由圖中可以看出，項目管理實行的越好，項目按期完成的概率越高。下面我們來探討項目管理的一些問題。
質量指標（Metrics）
質量管理大師戴明有句名言：上帝外，其他人都得拿數據說話。「In God we trust, all others bring data」。
質量管理增加企業的透明度，就需要有數據來支持。在項目管理中，制定的指標主要是根據項目的四大要素來決定的。
這四大要素是：人力資源（effort），項目大小（size），項目開銷（cost），項目日程（Schedule）
人力資源包括：
項目角色及其需要的技能
當前人員素質及其培訓，以及培訓的開銷
項目需要的人力（一般用人*周，人*月，人*年來描述）
人員的到位情況。
項目的尺寸：
有些項目的項目尺寸和其他的指標相合併了，比如我們常常聽說的軟件用了多少個人月開發，表示這個軟件的大小。
有的時候不行，比如，在宣傳項目中，發出廣告的多少就是項目尺寸，它需要根據實地情況安排人力。
項目開銷：
這是一個非常重要的指標，這個開銷還需要和項目日程相結合，可以知道各個階段項目的資金情況如何，還可以根據項目開始之前對資金的估算，安排好資金的周轉。
項目日程
安排好日程是項目按期完成的關鍵，一般的日程有，項目準備階段，項目開發，項目實施階段，項目維護階段。
所有上面的指標都必須定期對項目管理人員和項目主管經理作匯報。有問題及時通報和解決。保證項目的順利進行。
估計和估算（estimation）
估算是多方面的，主要是根據項目的質量指標做一些預估，另外還有對參與者技能的需求的評估，風險的評估，對未來項目完成後產品的運作環境的估計等等。
很多人看到估算這個過程很疑惑，覺得工作很難估算得很準確。似乎估算沒有什麼用處，而根據估算而做出的項目計劃也就是一紙空文。
實際上估算過程是一個運用經驗，總結經驗，不斷提高工作的過程。
一項從沒有做過的工作，一般很難估算準確，但是當工作進行中就會對估算工作有新的認識，通過從新估算，不斷調整計劃，最後達到按期完成，協調好各方面計劃的目的。
多次估算，會使我們增長估算某項工作的能力，使估算能力加強。
在估算的過程中有一個估算與閾值（一般為25%到30%），當估算和實際工作誤差太大時，要做根源分析（Root Cause Analysis）, 找到根源，以免下次影響項目計劃工作。
風險評估的方法很多，但一般都是人為的評估。這裡提供一種量化的方法供參考。
上面的表格根據風險發生的時間和風險發生的概率，把風險劃分成等級，便於管理。
項目計劃、跟蹤和監控
項目計劃的入口是需求明確或者是項目的目標明確後。
在此基礎上經過對實現目標的各個方面進行估計，然後項目經理根據估算情況對一個階段內的工作做出合理的計劃和安排。
需要強調的是，項目的需求會有變化，項目的目標也會調整，在調整過程中項目計劃也要根據情況進行相應的調整，所有這些調整都必須定期由項目經理和項目主管審閱。
項目中的風險要在項目計劃中有風險轉移計劃，說明在項目實施過程中如何轉移，減輕或者消除風險。風險及其風險轉移計劃制定，改變和執行過程都要被項目經理和主管定期審閱
定期跟蹤和監控的過程主要是通過項目經理和各方面定期收集數據，經由例會向項目主管匯報完成的。參加例會的一般是各方面的代表。比如一個軟件工程的例會由各開發組組長，項目經理，配置管理（負責服務器，網絡，電腦及軟件維護等）的代表，項目主管，質量管理人員（不需要每次都參加，但需要提供報告）等參加。
這些數據主要包括各方面的質量指標（尤其是項目管理四大要素：日程、人力、尺寸、資金），項目的進度，風險，項目的工作任務執行情況，等等。
下面是一個簡單的軟件開發例會項目列表：
1． 日程完成情況
2． 人力情況
3． 資金情況
4． 本周完成代碼行數，修改BUG數，文檔完成數。（媒體可以用文章的字數，錯別字數目，文章的篇數等）
5． 配置管理方面的問題（比如服務器負載，添置設備等）
6． 軟件完成後運行環境是否與計劃要求的有變化
7． 風險回顧
8． 審閱上周分配下去的任務完成情況
9． 提出問題，預估是否有新的風險和任務
10． 質量過程執行情況
11． 根據情況，分配任務
12． 其它
開好例會是順利獲取信息，使項目管理人員把握進度，提高工作效率的關鍵。一般每個參加例會的人都要事先針對自己的工作做好報告，格式不限，放在中心網站上，使大家對例會的內容有個大概的瞭解，同時也避免了重要的例會上信口開河不著邊際的討論，節約大家的時間。
例會後要有會議記錄。以便下一次例會對這一次做出的決定有跟蹤的依據，使重要的事情能夠有延續性。
項目經理和項目主管是項目管理活動的主角， 他們負責收集數據，定期審閱項目進度和各方面的因素，及時協調和調動好人力，物力以保證項目的順利實施，以及和外部的協調一致。
任何一個企業中，所有紛紜複雜的事物都可以分解成一個一個的項目，加以管理，協調。項目管理是一個企業執行好管理工作的基礎。
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