读到这里的人，有些可能已经开始焦虑。即使整理过了，文件终究还是会快速累积，变乱是迟早的事。但各位不需要担心，只要按照以下介绍的收纳三原则去做，你就可以永远告别堆积如山的文件。
收纳文件3大魔法
原则①：每一张纸都要分类
首先，把文件分成清楚明确的类别，例如简报、提案、报告、账单等，或者也可以按照日期、专案，或是客户、病患或学生的姓名来分类。我有个客户就把文件分成“设计构想”“管理构想”“英语学习”和“留存的文件”这些类别。
使用你认为最好用的分类系统。重点是，绝对不要“只是因为⋯⋯”就把任何一张纸留下来。现在就开始用你最顺手的方式将文件分类。一定要把每一张纸都确实分类。
原则②：直立收纳文件
你认识那种老是在问“那份文件跑去哪里”的人吗？这经常是因为他们把文件都堆叠在桌上。
堆叠文件有两个坏处：第一，因为很难确定有多少文件，久而久之就会愈堆愈高，变成一团乱；第二，你会忘了压在最底下的文件，为了找文件还得浪费时间。
为了追求最佳效率，用直立式文件柜来收纳文件是关键。把每个类别的文件收在个别的文件夹里，然后放进档案柜或架子上的直立式文件盒。这种收纳方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起来也很井然有序。
原则③：待办文件另外放一个盒子
把必须当天处理的文件放进“待办文件盒”。同样地，我建议使用直立式的文件盒，这样才能清楚看到有多少文件需要处理。如果你比较喜欢平放的托盘式文件盒，当然也无妨，但千万别忘了压底的文件。待办文件处理完后，不需要留着的就立刻丢掉。
整理文件跟整理其他东西一样，会让管理文件变得轻而易举，因为你清楚知道各种类别文件的数量和收纳处。整理好文件并决定每个类别的文件要放哪里之后，看看你的工作空间，判断你能用来收纳这些文件的最大空间。
一旦文件数量超过收纳的空间，文件就会多到没地方放，这就表示你该重新检查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丢了。固定这样检查，文件就永远不会变乱。
小心扫描的陷阱
扫描非常方便。把你决定要丢掉的文件扫描存档，是再简单不过的事。但就是因为太方便，有时才会栽在这上面。
有客户告诉我，他想把书里的重要段落扫描之后再丢掉，但花的时间却比他预期还要久。过程中他发现扫描的工作很无趣，就决定改用智慧型手机拍照存档。但这项作业也比他预期的还花时间，最后他决定直接把书丢了，什么都没存。至于他辛辛苦苦拍照和扫描的存档，他一次都没打开来看过。
另外一个例子是一家牙医诊所的老板。上整理课时，他把纸张堆在一边，想扫描过后再丢掉，但是他想要扫描的文件愈堆愈高，文件的整体数量几乎一点都没有减少。那些纸张就塞进纸袋，堆在办公室的角落，在那里放了一个月、两个月、三个月⋯⋯照这样下去，他永远没有整理好的一天。
一年后，我去参观他的办公室，惊讶地发现他留着要扫描的那堆纸张，还原封不动放在原地。他发现自己整整一年都没用过纸袋里的文件，于是就重新整理一遍，只拿出一定要留的文件，其他全部丢掉。
有些重要文件当然有必要扫描，但开始之前可以先问自己：你真的需要保存放在一边等待扫描的所有文件吗？
千万别忘了扫描所有资料需要花多少时间，而且整理和储存这些扫描档案也需要时间。如果有助理可以帮你做就另当别论，但如果你都自己来，可能要花费很多时间。
假如你还是想把文件扫描之后存档，就一定要在整理时间表里订出一个明确的时间。只跟自己说“有空再来扫描”，那就永远不可能完成。
（网站专文）
（本文摘编自《怦然心动的工作整理魔法：风靡全球的整理女王╳组织心理学家，首度跨国跨界合作》，方智出版社提供）
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责任编辑：曾臻
