做簡報時,每次都有人問我這個問題:「我該如何做結尾?」在完成所有細節、重組架構,並微調提案元素的順序後,大家都在期待高潮,好進入最後的結尾。
三分鐘提案要怎麼結尾?我該怎麼漂亮地收場?聽好了!你不需要結尾,甚至根本不用結尾。我們為這場提案嘔心瀝血,所以結尾幾乎不具影響力。(我好喜歡這句話。)
我以前常用順口溜或雙關語收場,呼應題目:「這就是為什麼電影《重金風暴》(Run for the Money)會得到重金投資!」或者一樣尷尬的話。但是我越來越常感受到瀰漫在會議室裡尷尬的氣氛,真讓人白眼翻到後腦勺。這種過於刻意的收場,變得越來越不自然。
看過《創智贏家》的人就知道,有一位創業家說:「鯊魚們,說吧!誰想和我們一起冒險?」評審團就會傳出悶哼和冷笑聲。參賽者高談闊論自己的事業和公司時,總散發出動力十足的感覺,接著冷不防又對大家說:「沒錯,我是在電視節目中,向你們提案的業餘人士。」
提案時切忌出現「提醒觀眾你正對他們做提案或推銷」的話語。不要提醒他們你演練過一千遍,而且對願意聆聽的人做相同的提案。要用故事和資訊引導他們的話,就要打造氣勢,並讓他們集中注意力。朗朗上口的結論句或雙關語不是提案的高潮(高潮在前面),所以切忌嘗試以順口溜當結尾。
我試驗過幾十種收場技巧,只要是刻意想出的結尾,都不會有效果。最後,我終於發現效果最強的版本,就是什麼都不說,甚至根本不做結尾。
重點是,這只是你前三分鐘的提案,絕對可以更深入討論,不用總結再下台一鞠躬。
實際上,我用簡報提案節目時,最後的投影片只有原始標誌,我反而一句話也沒說,就是閉上嘴,展示標誌而已。
這又呼應了我「說得更少,效果更好」的核心原則。我清楚解釋了節目內容、運作方式,以及它會很好看的原因,也證明我做得到。還有什麼有價值的重點沒說?完全沒有。提案講完了,該是詢問「有問題嗎?」讓觀眾參與和討論的時候。
在任何情況下,這招都很管用。你在提案和簡報時,一定會面臨下面兩種形式的其中一種:
1.參與討論:向一個人或小組簡報,接著直接討論。
2.提案和簡報:有完整三分鐘的提案時間,也不用花時間回答特定問題。這種形式在公司簡介或大型團體中很常見。
這兩種情況都非常適用無結尾式收場。關鍵在於將提案階段和參與階段清楚分隔。完成提案後,在提問或討論階段前,先暫停幾秒鐘。就像足球比賽後,會先播廣告,在進入賽後分一樣。
「既然各位都了解內容、運作方式和成功因素,現在我會回答各位可能有的任何疑問,同時分享大家可能感興趣的其他細節。」
我曾一位非常風趣的線上博弈網站執行長共事。這間網站力圖與知名線上博弈產業龍頭Draft Kings和FanDuel一較長短。他為人非常有活力,也很好笑。不過他做簡報時就是忍不住開玩笑,而且會自作聰明。
有些招數是有效,但讓人覺得輕浮又不尊重。他旗下有一家上市公司,因此在簡報時,必須遵守另一層規定。所以當我們完成了三分鐘提案後,我請他以公司標誌當結尾。
「但我們還沒有講完,我還有很多資訊要講。」他說。
「我知道,但是在核心提案後,明顯的中斷就是一個信號,代表你打算深入探討細節。」
這就是他的做法。其實,和我合作的上市公司幾乎全都遵守這種結構。最好能發出信號,告訴觀眾現在是問答時間了──即使他們其實也不打算發問也一樣。開始回答他們最可能提出的問題;另外也可以告訴他們其他有趣的資訊,等他們完全理解概念後,這些資訊就會變得更有趣,也更有價值。
從三分鐘法則得到的每一條價值陳述,終於能派上用場了。
如果提案完後先不講話,各位會發現接下來的時十五秒內,會出現這場簡報中資訊最豐富,也最重要的互動。從觀眾的第一個提問,就提供了所有必要的訊息。千萬要注意那些第一時間的提問。
搞定了!各位解決了最初、最棒和最有強大的三分鐘,萬無一失地掌握了三分鐘原則。對全世界釋放它的威力吧!
我最不願見到的,就是我們千辛萬苦打造的成果,竟然被簡報投影片抹滅。相信我,這種案例多不勝數。@
<本文摘自:《簡短卻強大的3分鐘簡報:好萊塢金牌導演教你「WHAC法」成功提案,用最短時間說服所有人》,采實文化提供。>
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責任編輯:曾晏均