坊间有很多教人管理电子邮件、整理电脑档案跟手机的诀窍。说到管理数位生活，也有各式各样符合个人需求的做法。不同的工作对科技产品的使用都有不同的规定，有些公司规定一定要用特定的通讯软体，某些行业则必须随时保持联系，例如医护人员或执法人员。你必须找出适合自己的整理方法，才能用得长久。
整理数位生活时，主要的目标是要找到方法让科技为你服务，而不再被科技掌控。
大多数人的数位生活可以分成三大类：电子档案（如报告、简报、试算表）、电子邮件，还有手机应用程式。三种都有同样的问题：很容易什么都存下来，所以一般人也都这么做，以致原本应该帮助我们的科技，却愈来愈超出我们的掌控。
跟实体物品不同的是，当我们发现电子资料堆积如山时，就已经太迟了。储存空间满了，什么东西都找不到，速度变得比乌龟还慢，不停地被通知疲劳轰炸。其实，这样的结果应该是可以避免的。
为了掌控自己的数位生活，一个类别一个类别地整理，从电子档案开始，再来是电子邮件，最后是手机应用程式。
电子档案不需要太多资料夹
从电脑硬碟或云端硬碟的“文件”区和底下的“资料夹”开始，你大多数的电子档案应该都放在这里；之后再来整理桌面。电脑里多半还有其他资料夹，例如图片或影片，也可以用以下介绍的方法来整理。
现在，先来看“文件”和底下的“资料夹”。检查每个档案，问自己：
1.我需要这份档案来完成工作吗？
2.这份档案能指引或激励我未来的工作吗？
3.这份档案令我心动吗？
如果三题的答案都是“否”，那就把档案删了。
你或许看到档名就会想起里头的内容，也可能需要打开才知道。如果子资料夹里的档案并非你想留下的，那就大胆删了整个子资料夹。
我不想害你惹上麻烦，所以务必遵守贵公司的文件规定，或是企业对保留档案的规范。如果技术上无法删除这些档案，就把档案移到主文件区以外的存档区。虽然还是会占去储存空间，但档案就会跟你主动想留下的档案分开。少了视觉上的干扰，你要找到需要的东西会更容易。
无论是企业或组织，大多数人都可以删掉文件初稿和已经完成的待办清单，还有电脑上的回收筒。每个月的最后一天我都会清空回收筒。
对你割舍的东西表达感谢
跟实体物品一样，删除电子档案时也要心怀感谢。与其一个一个感谢，你可以直接打开“感谢开关”，保持这样的心情来整理数位杂物。
重点是，感谢每一个档案在你生命中扮演过的角色，怀着这样的心情跟它们说再见，再怎么微不足道的档案都不例外。只要能做到这点，其他什么都不用担心了。
用“三大资料夹”来分类
搜寻功能已经大有进步，所以整理电子档案也变得简单多了。然而，研究却显示，比起直接搜寻，人们更喜欢一个资料夹一个资料夹地寻找自己要的档案。知道档案究竟存在哪里，总是给人安心的感觉。
就算你多半都使用“搜寻功能”，整理数位资料还是很重要。如果档案都乱存一通，搜寻出来的结果也可能是错的。你可不希望当你搜寻最近呈给客户的“装潢”时，搜寻结果却出现你家最近的整修工程！况且，要是一个档案有太多类似的版本，找出时间最近的一个也可能很费力。
建立几个“主要资料夹”，但不要太多，存档或寻找档案时才不用太花脑筋。之后你可以用搜寻工具在资料夹底下迅速找到你要的档案。每个人的工作都有不同的规定，但以我目前使用的“三大资料夹”来分类，应该多半都足够。
一、目前的专案
一个专案集中放在一个子资料夹里。（尽量不要超过十个。毕竟有多少人同时进行十个以上的专案？）
二、留存的纪录
存放你经常要参考的政策和程序。这些资料通常由他人提供，你无法修改，法律合约和员工档案都属于这一类。
三、储存的工作
已经完成但未来会再用到的案子。例如对新专案有帮助的档案，像是过去客户的简报，可以供未来客户参考。另外还有过去的研究，未来可能还派得上用场，例如竞争者的基准化分析或产业研究。你可能也想存下一些案子当作自己的作品集给未来的客户参考，或是用来训练新员工。
如果你把个人的档案存在同一个地方，就要新增一个“个人用”资料夹，才不会把个人和工作档案混在一起。
想要让电子档案井然有序，只要建立几个符合直觉的主要资料夹，就容易多了。储存新档案时，要放进最适当的资料夹里，不然就删掉。当你一直把同一类的档案放在同一个地方，只留下需要的档案时，资料夹就会愈来愈好用。
专案完成之后，判断是否有必要把它放进“储存的工作”，还是可以直接删除。如果“公司政策”可在其他地方找到，或不再需要用到，就没有必要留存。
利用电脑桌面为自己充电
电脑桌面应该是个特别的地方，但对很多人来说却是垃圾场。桌面常常累积了一堆只用过一次的下载档案、以前的照片或遗忘的文件。我的桌面曾经满到连档名都看不清楚！每次登入电脑，迎面而来的就是一团混乱，而且桌面上的东西几乎都很久没用了。
把你的电脑桌面改造成有助于完成工作及怦然心动的地方。
电脑桌面上可以放你得尽快处理的文件，例如要读的报告、今天要做的简报，或是未付账单。
我还会在电脑桌面上放一个“心动”资料夹。对我来说，里头可能放了我引以为傲的论文、最近的教学评鉴，或是我受邀演讲的影片。每次我发表新论文、教新课程或到新场合演讲，就会更新里头的档案。另外，我还会放一张最近的全家福照。
最后，选一张对你有鼓舞效果的电脑桌布，营造令你心动的背景。
（网站专文）
（本文摘编自《怦然心动的工作整理魔法：风靡全球的整理女王╳组织心理学家，首度跨国跨界合作》，方智出版社提供）
●整理房间能改变人生？快速整理卧室5大秘诀
●整理收纳思维 想过极简生活 你要懂得选择
●动手整理吧！创造让家人怦然心动的居家环境
责任编辑：曾臻
