安排事情優先順序 時間管理讓你分秒不浪費

作者:朴大輝 /譯者: 楊筑鈞

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編者按:時間管理」之所以對多數人而言那麼困難,是因為大部分人都不知道,時間管理其實是種「自我管理」,如果不能養成珍惜時間的態度,即使再怎麼管理時間,還是只能原地踏步。多數人的時間管理,只做到表面,總是效果不彰、被進度追著跑,其實,真正的時間管理,不在「管理」,而是「態度」!

先解決最不想做的事

無論是什麼事,其中必定會有個核心重點,那麼時間管理的核心重點是什麼呢?就是「順序」(sequence)。決定事情的順序是時間管理中真正最重要的事依照什麼順序來進行工作其結果會大不相同

在2016年3月,谷歌的子公司深度思維(Google Deepmind)發起挑戰圍棋大賽,在比賽中,AlphaGo以4比1戰勝了韓國李世乭九段棋士,這一結果在全世界引起了堪稱「AlphaGo衝擊」風波。圍棋完全是按照順序的遊戲,無時無刻都要按照對自己最有利的順序下棋才能取得勝利,AlphaGo圍棋在天文數字的數(250的150次方)中,以最佳順序下棋,取得了勝利,代表最佳順序帶來了勝利。

美國一家名為「Pepsodent」的企業總裁查爾斯.盧克曼(Charles Luckman)是個在中年時從身無分文開始奮鬥,後來成為百萬富翁的成功人士。當他就任社長時,人們羨慕他的成功神話,想了解他的祕訣,對他提出了無數個問題。

「你成功的祕訣是你擁有出色的頭腦嗎?」

「不是的,我的學歷沒什麼大不了的。」

「那麼是繼承了財產等東西,成為了你的原動力嗎?」

「不,我身無分文,我之所以能夠走到今天,是因為11年前所下的一個決心,就是按照重要順序來處理事情。」

大多數人都會同意,處理事情真正重要的因素是順序,那麼我們應該用什麼標準來決定事情的順序呢?幾乎可以說,確定工作順序的標準和程序取決於是否能實踐計畫?」「能不能完成目標」這兩點

從心理觀點來看,事情大致可以分為「想做的事」和「不想做的事」兩種。「想做的事」為自己帶來快樂,時間也過得很快,相反地,「不想做的事」會伴隨不少痛苦,時間過得很緩慢。

「想做的事」大部分要給別人錢才能做,而「不想做的事」大部分要收別人錢才會做,那麼,這兩個當中應該從哪個開始呢?這個決定因每個人的價值觀而異,如果你只想享受人生只要做你想做的事就可以了相反地如果你這輩子一定要成功,那就從不想做的事做起吧

學習一些事情時,基本功很重要,如果扎扎實實地練好基本功,雖然剛開始看起來很緩慢,但隨著時間的推移,實力也會提升。時間管理的最大核心重點和基本功就是「決定要做事情的順序」這也是建立成功的基本功之事。要去做不想做的事,需要意志力和努力,努力就是承受住艱苦的工作,然後忍耐著去做不想做的事,每時每刻都品嘗著自己的極限。

你有見過不努力、沒有自制力卻成功的人嗎?就算有,他的成功也是不會長久的。

每天只拉10次單槓,你拉單槓的實力就會停留在10次。雖然手臂抖個不停又很疲累,但只要堅持下去,每天努力多拉1次的話,那麼90天之後你就具備了拉100次單槓的能力。我們必須超越這個過程每天都要比昨天面對多一個艱難又不想做的事,只有不去推遲自己不想做的事情正面迎擊才能得到鍛鍊和成長

快到上班時間了,K氣喘吁吁地跑進公司,坐在自己的桌子前。他昨天加班到很晚,桌子搞得亂七八糟,讓他不知道該從什麼事情開始做,突然腦袋有點發楞,他決定從眼前的事情開始,或者從手上的事情開始,就那樣看到什麼做什麼,當然中間插進來的事情也處理了。

混過上午,過了午休時間,他吃完午餐回來,忽然睏意襲來,雖然努力喚醒朦朧的意識,但已經無法集中精神(做為參考,一天中的下午2:00~4:00是集中力最差的時間)。時間一晃而過,到了4:00,他開始有點清醒了,想做點事,但已經靠近下班時間了。他整天忙得不可開交,好像忙得要死,但真正該做的重要的事卻沒做出來,感覺事情總是堆積如山。隨著時間的推移,工作壓力越來越大,他甚至開始懷疑「這份工作是不是不適合我?」

隨著時間的推移,業務累積成堆,表示事情處理的順序存在問題。工作的順序是時間管理的控制重點,把工作順序定好是讓工作這個毛線團不打結的方法。那麼我們應該按照什麼順序來做事呢?正如前面所說,最好先處理不想做的事情和想推遲的事情(讓人心情沉重的事情)。如果不按照這個順序處理,只做自己想做的事,事情就會不斷堆積。

此外,如果讓不想做的事一直拖延下去,之後就會在我們意想不到的地方出現問題,在關鍵時刻造成致命的打擊,最後推遲的事情和其他工作交織在一起,像滾雪球一樣越滾越大。

解決這個問題的方法是「序列W(Weight)」,這是確定業務處理順序非常強而有力的解決方法。在摸不清頭緒的時候,用「序列W」來決定順序,就可以更有效地處理工作。

在這裡W是心靈的重量,我們思考某件事時想推遲的程度、想從心裡排除的程度就是W如果真的不想做這件事想多推遲的話,W值就給9分~10一般的話給5簡單好做的話就給0分~2評分時,心靈的重量W值只能定為0分~10分。

讓我們來具體了解序列W時間管理解決方法的3個階段。首先,在第一階段寫出今天要做的工作清單;第二階段則是分別對要做的事情定下W值,自己考慮該業務在心中感受到的重量,定出0分~10分之間的分數即可;在第三階段,首先處理W值大的問題,然後完成工作後畫上紅線。

首先處理W值大的問題是有理由的,我們的能量在一天之中的上午最高,在這個能量最高的時候,首先要處理心理壓力重、不想做的事,從下午開始再儘量去處理一些比較容易的事。

用這種方式做事的話,越到下午心裡就會越踏實,剛開始的第一週可能會覺得有點吃力,但如果習慣這種方法,即使處理同樣的事情,也會體驗到處理事情的速度加快,並且隨著時間的推移,心情也會變得舒暢。但重要的是,第一次學東西的時候,至少要堅持三週以上。

我們總是站在選擇的十字路口,在走向目標的路上,你站在艱難的上坡路和舒適的下坡路中間的瞬間,你會選擇哪一條路?一般人不會馬上選擇辛苦攀爬,而是會先選擇簡單、舒適的道路。選擇下坡路,雖然一開始很舒服,但後來卻得要爬得更多。相反地,上坡路則是越到後面越輕鬆,即使剛開始很累,選擇上坡路也會更快接近目標。

要再次牢牢記住,時間管理的核心在於「順序」。 

(※網站專文)

<本文摘自《想做的事都做得到的時間駕馭術:人生時間盒、時間收據、人生兌換券……20種時間管理法寶,讓你分秒不浪費,拒當時間貧民》,采實文化提供>

●愈忙愈有效率 領導者11個時間管理的技巧
●聖雄甘地的生活智慧教我們如何決定優先順序
●人生是一連串的選擇題 你的優先順序是什麼?

責任編輯:曾臻

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