目標設定在自己能力的80% 達成效率加倍

作者:朴大輝 /譯者: 楊筑鈞

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編者按:時間管理」之所以對多數人而言那麼困難,是因為大部分人都不知道,時間管理其實是種「自我管理」,如果不能養成珍惜時間的態度,即使再怎麼管理時間,還是只能原地踏步。多數人的時間管理,只做到表面,總是效果不彰、被進度追著跑,其實,真正的時間管理,不在「管理」,而是「態度」!

徹底執行80%的計畫

計畫由工作和休息組成,只有適當且均衡地協調好工作和休息,計畫才能順利進行,效率也會提高。為了消化許多行程,我們要在適當的時機稍作休息根據把休息放在哪個位置目標的達成和效率也會有很大的不同

那麼,在制定計畫時,以什麼單位來制定休息時間比較好呢?雖然每個人的情況可能不同,但最好以週為單位來制定計畫和休息,以週為單位來分配該做的事情和制定計畫有許多優點,讓我們先來了解一下制定有力一週計畫的3種方法吧。

1.設定「段落節點」

一週的開始因國家而異,美國從週日開始,英國和中國從週一開始,伊斯蘭國家則是從週六開始。國際標準化組織(ISO)規定週一是一週的開始,因此制定一週計畫時,我建議從週一開始。週一到週六努力工作,週日則好好休息,比起休息完再工作,工作完之後再休息會更有效率,因此一週定為週一到週日。

例如,假設K決定一年讀50本書,一個月讀4本~5本書即可;如果以一週為單位進行計畫,一週看一本書即可。如果這週要讀的書分量是300頁,那麼一般人就計畫分為7天,每天讀43頁,但如果當週有約會,那天就讀不了書。而這些事積累起來,計畫就會漸漸消化不了,一直拖延下去。

隨著小計畫的失敗,接著會出現破壞大計畫的骨牌效應避免這種骨牌效應的方法,是在制定計畫時,只分配週一到週六要做的事週日則什麼都不做,讓自己在週日可以休息計畫裡把300頁的分量分成6天,每天讀50頁,如果週三突然有事而無法讀書,就把這個計畫挪到週日即可。

像這樣制定計畫時,制定週期最好以一週為單位,並空出週日,以便有剩餘的時間來遵守未完成的計畫,如果週一到週六都遵守了計畫並順利完成,那麼週日就是提供給一直以來努力的自己甜蜜的休息時間,只有這樣,我們才能在下週更加熱情地完成工作。

2.以「任務」為主來擬定計畫

人們通常以兩種觀點來制定計畫,一種是以「時間」為中心,另一種是以「任務」為中心。大多數人在「時間vs.任務」的選擇中,都以「時間」為中心來制定計畫和安排日程,而此種形式,會使計畫隨著時間的推移而受到很大的影響。

因為我們每天的狀態都不一樣,昨天早晨的狀態和今天早晨的狀態以及明天的狀態都不同,而根據狀態的不同,同一時間能完成的工作量也會有所不同。另外,當我們以「時間」為中心來制定計畫專注度就會改變

例如,有一個學生計畫9:00~10:00讀數學,10:00~11:00讀英文,11:00~12:00讀國文。他在9:00開始讀數學,解數學題的時候看了看手錶,還剩半個小時。堅持了半個小時之後把題目解完,但數學的作業一結束,英文馬上等在後頭。他的大腦漸漸感到疲倦,讀完英文之後,又馬上要讀國文,他只能撐著等待時間過去。

相反地,如果以「任務」為中心,可以制定30題數學、5題英文和10頁國文課本的計畫。如果他在40分鐘內解完30題數學題,那麼他就可以在剩下的20分鐘得到休息時間,享受了這20分鐘甜蜜休息的大腦,在寫英文題或讀國文時,也會盡快完成分量休息,想著要快點把書讀完,又可以進一步提高專注力。

因為這樣的機制,比起以「時間」為中心,以「任務」為中心來制定計畫會更好。但這並不意味著完全不要安排行程,而是將日程安排一個大致的時間就好。與其拘泥於時間,不如把焦點放在要做的事情上。

在制定和實踐計畫的過程中真的會有很多事情插進來,而把原來計畫的事情都推遲了,此時如果是以時間為中心計畫的話就會備感壓力,但如果以任務為中心來做計畫的話,就可以在其他時間段抽空處理即可

3.制定「80%」的計畫就好

人生常常被比喻成馬拉松,要想到達馬拉松的終點,重要的是要以自己的速度去跑,不要放棄,堅持到最後,一開始太勉強去跑的話,中途就會放棄。計畫也是一樣,如果一開始就太過貪心,強行制定的計畫很有可能會成為泡影。因此,平時制定計畫時最好制定自己能力的80

如果一天能讀50頁書,目標就定為40頁,如果書讀得很流暢,可以讀50多頁,但是在某些部分因為理解不清,有時會比想像中需要更多的時間,為了這種時候,我們必須制定80%的計畫。

如果能夠背誦10句英語會話,就只計畫背8句,如果可以打100個壁球,就計畫打80個,而且要堅持下去。不需要多做持續去做才是最重要的要每天堅持去做,安排沒有壓力的分量比較好之後再逐漸增加分量

如果急於盡快成功,反而會做不好事情,導致計畫的失敗。而且,當計畫和日程過於緊湊,每次看到計畫就會備感壓力,心情也會變得沉重。相反地,如果計畫完成80%左右,就會認為「還可以」,則能以愉快的心情持續執行計畫。

但這並不意味著在任何情況下都只計畫80%,在緊急而重要的瞬間應該計畫120%,並傾注應拿出來的能量為了關鍵時刻投入120%的能量,平時就要堅持實踐80%左右的計畫,培養自己的毅力、耐力和執行力。當生活中關鍵時刻機會降臨,為了讓機會變成自己的東西,平時就要建立好基礎,培養足夠承擔機會的實力。

只有現在跑得快或跑在別人前方,絕對不是好事;儘管現在看起來有點慢也沒關係,因為最重要的是,你能否在最後關鍵的一刻抵達自己想要的終點。

網站專文)

<本文摘自《想做的事都做得到的時間駕馭術:人生時間盒、時間收據、人生兌換券……20種時間管理法寶,讓你分秒不浪費,拒當時間貧民》,采實文化提供>

●影響你職場生產力的5個時間管理誤區
●時間管理的六大誤區
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責任編輯:曾臻

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